(Concept) notulen van de algemene ledenvergadering van de BBVF, gehouden op woensdag 30 september 2009 in het Sportiom te ’s Hertogenbosch

Aanwezige verenigingen:
2Respons, Aria, BTG, Esro’80, Finesse, Hands Up, La Cucaracha, Particolare/DS, Smash Kerkdriel, ’t Vaantje, VC Servo

Aanwezig vanuit het bestuur:
Henk Mijdam (voorzitter / scheidsrechtercoördinator), Erwin Maathuis (aftredend secretaris), Jarno de Jonge (penningmeester), Maya Pol (ledenadministratie / vice-voorzitter), Ronald de Bok (competitieleider / webbeheerder)

1. Opening
Om 20.10 uur opent de voorzitter de vergadering en heet alle aanwezigen van harte welkom. In het bijzonder heet hij welkom de vertegenwoordigers van het herenteam van Aria en het damesteam van Particolare/DS.

2. Inbreng punten ter bespreking / Vaststellen agenda
De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld.

3. Berichten van verhindering
Bericht van verhindering is ontvangen van KPN.

4. Mededelingen

• De website heeft in de loop van het seizoen een aantal grote wijzigingen ondergaan. Vanuit het bestuur zal de website steeds meer benut worden als communicatiekanaal naar de verenigingen. In aansluiting op deze mededeling wordt de webbeheerder gecomplimenteerd met snelheid waarmee de wedstrijduitslagen verwerkt worden.
• Gedurende het gehele seizoen heeft het bestuur op allerlei manieren (persoonlijk, algemene op-roep, agenda ALV) getracht kandidaten te vinden voor de vacature(s) in het bestuur. Tot afgelo-pen maandag zag het er naar uit dat er zich geen kandidaat zou melden. Dat heeft ertoe geleid dat het bestuur, zoals later in de vergadering aan de orde komt, heeft moeten besluiten om meer verantwoordelijkheden bij de teams te leggen. Ook is overwogen om meer verplichtend aan de verenigingen op te leggen dat zij kandidaten voor het bestuur moeten leveren. Dit heeft echter niet de voorkeur en daarom is daar (nu nog) vanaf gezien. Maar mocht het zo moeilijk blijven om kan-didaten te vinden, dan kan het daar in de toekomst toch wel eens van komen. Mogelijk al volgend jaar als Maya, nadat zij dit jaar al is gestopt met volleyballen, dan ook stopt met haar bestuurs-functie. Het bestuur hoopt echter dat het niet zo ver hoeft te komen.
• Op 15 november a.s. wordt in de sporthal de Hazelaar te Rosmalen door de BBVF het toernooi om de Brabantbeker georganiseerd. In vergelijking met voorgaande jaren is er sprake van een ‘open’ inschrijving, zodat alle teams die mee willen doen zich kunnen inschrijven.

5. Notulen ALV van 30 september 2008
De notulen geven geen aanleiding voor opmerkingen en worden ongewijzigd vastgesteld.

6. Verslag seizoen 2008-2009 door de competitieleider
Het seizoen is gestart met in totaal 29 teams, verdeeld over vier klassen. Het is een goed seizoen geweest voor VC Servo, dat in drie klassen het kampioenschap behaalde. De competitie is zonder al te grote problemen verlopen. Het seizoen is afgesloten zonder degradanten; de damescompetitie bestaat uit één klasse en de herencompetitie gaat in het seizoen 2009 – 2010 van drie naar twee klassen.

De dames hebben met 10 teams in één klasse een volledige competitie gespeeld. Servo D1 is met vier punten voorsprong op ESRO’80 D1 kampioen geworden, 3e werd ’t Vaantje D1. Servo H1 werd met afstand (11 punten) kampioen van de eerste klasse heren, met name door een sterk eerste deel van de competitie. De tweede plaats was voor Hands Up H1, derde werd Spirit H1. Nieuwkomer X-HvE werd ongeslagen kampioen in de tweede klasse heren en sloot het seizoen af met maar liefst 16 punten voorsprong op nummer twee, Spirit H2. X-HvE stond in het gehele seizoen slechts twee sets af. De derde plaats was voor Smash’83 H1. Door de herindeling van de herencompetitie promoveerden ook zij naar de eerste klasse. Het kampioenschap in de heren derde klasse ging naar Servo H3, BTG H1 werd tweede en derde werd ESRO’80 H2. Alle teams uit de derde klasse komen in het nieuwe seizoen uit in de heren tweede klasse.

Bij gebrek aan voldoende belangstelling is er in het seizoen 2008 – 2009 geen bekertoernooi georganiseerd.

7. Financieel verslag 2008-2009 door de penningmeester
In zijn toelichting op het financiële verslag geeft Jarno aan dat er sprake is van een gezonde financiële situatie, waarbij de reserve aan het einde van het jaar (€ 2.860,-) ruim meer is dan de bodem (€ 1.500,-) die vorig jaar is afgesproken. Door enkele meevallers is de onttrekking aan de reserve ook minder hoog geweest dan begroot.

Dhr. Van der Wal (ESRO’80) vraagt op welke termijn het bestuur de bodem van de reserve daadwerkelijk wil realiseren. Jarno antwoordt hierop dat het streven is om dit op een geleidelijke wijze, in een periode van 3 tot 5 jaar, te realiseren.

8. Verslag kascommissie
De controle van de boekhouding van de BBVF over het seizoen 2008-2008 is op 29 september jl. uitgevoerd door mevr. Ubachs (‘t Vaantje) en dhr. Nelissen (Hands Up). Mevr. Ubachs leest het verslag van de kascommissie voor. Gebleken is dat afschrift nr 4 / ‘09 ontbreekt, maar dat desondanks de saldi aansluiten met de opgegeven posten. De kascommissie komt dan ook tot de conclusie dat de boekhouding in orde is. Daarom stelt de kascommissie de vergadering voor de penningmeester decharge te verlenen voor het gevoerde financiële beleid, maar wel onder de voorwaarde dat het ontbrekende bankafschrift alsnog wordt opgevraagd en toegevoegd aan de boekhouding. De vergadering stemt unaniem in met het voorstel van de kascommissie.

9. Benoeming nieuwe kascommissie
De nieuwe kascommissie bestaat uit dhr. Nelissen (Hands Up) en mevr. M. Franken (Finesse).

10. Promotie/Degradatie-schema voor het seizoen 2009 - 2010
Ronald geeft een korte toelichting op het P/D-schema 2009 – 2010. Voor de herencompetitie ligt naast het ‘standaard’ schema ook een ‘alternatief’ schema voor. In het alternatief wordt in vergelijking met het ‘standaard’ schema bij uitbreiding van het aantal teams langer gespeeld in twee klassen. Pas bij 21 teams wordt overgegaan tot drie klassen, terwijl dit in het ‘standaard’ schema al bij 19 teams is. De huidige situatie is dat er nu 18 teams zijn. Wat het bestuur betreft heeft het ‘alternatieve’ schema de voorkeur, omdat zo meer continuïteit aan de huidige teams gegeven wordt en voorkomen wordt dat er ‘gejojood’ wordt met de opzet van de competitie. Het ‘alternatieve’ P/D-schema voor de herencompetitie wordt in stemming gebracht en de verenigingen die met één (of meer) team(s) uitkomen in de herencompetitie stemmen unaniem voor het ‘alternatieve’ schema.

Voor de damescompetitie ligt hetzelfde P/D-schema voor als vorig jaar; pas wanneer het aantal teams 12 of meer is vindt er een herindeling in twee klassen plaats. De verenigingen die met één of meer teams uitkomen in de damescompetitie stemmen unaniem in met het P/D-schema.

11.    Voorstel voor wijzigingen van het huishoudelijk reglement  en het wedstrijdreglement
De door het bestuur voorgestelde wijzigingen hangen samen met:
-    het voorstel om de Nevobo-regels ook wat betreft de libero te volgen;
-    het voorstel om het verzoek om dispensatie te schrappen als een dame ingeschreven wordt bij een herenteam;
-    het voorstel om speelsters om in hetzelfde seizoen zowel in een damesteam als in herenteam uit te komen;
-    het voorstel om het opbouwen en afbreken van de velden te beleggen bij de spelende teams en niet meer bij de zaalwacht;
-    het voorstel om de wedstrijdleiding op de speelavond te beleggen bij een niet-spelend team en niet meer bij het bestuur.

Ronald licht elk voorstel kort toe. In de discussie die daarop volgt, wordt onder meer gevraagd waarom voorgesteld wordt om meer punten (drie i.p.v. twee) in mindering te brengen als een team niet komt opdagen als het de wedstrijdleiding heeft. Ronald geeft aan dat het bestuur hier zwaarder aan tilt, omdat hierdoor meer teams gedupeerd worden dan wanneer een team geen scheidsrechter/teller levert. In zo’n situatie kan namelijk de speelavond eigenlijk geen doorgang vinden. Vervolgens gaat de discussie over de libero en met name de plicht dat de libero een duidelijk afwijkend shirt moet dragen. Ronald geeft aan dat dit de voorkeur heeft, maar dat eventueel ook volstaan kan worden met een goede afspraak met de scheidsrechter hierover. Op de vraag tot wanneer een wedstrijd kan worden afgezegd, antwoordt Ronald dat dit kan tot de zaterdagavond voorafgaand op de maandag waarop het team moet spelen. Wel is het zo dat in principe het team dat afzegt de wedstrijd reglementair heeft verloren, tenzij het bestuur besluit dat de reden voor afzeggen een geldige reden is. In dat geval zullen de betreffende teams in onderling overleg een alternatief moment moeten zoeken om de wedstrijd in te halen. Verder geeft Ronald aan dat het team dat afzegt wel de plicht heeft om in voorkomende gevallen de fluitbeurt van de tegenstander over te nemen. Overigens is het zo dat het bestuur de tegenstander informeert over het niet doorgaan van een wedstrijd.

Na de discussie gaat de vergadering unaniem akkoord met de voorgestelde wijzigingen. Wel geeft men aan het van belang te vinden dat alle verenigingen op duidelijke wijze op de hoogte worden gesteld van de wijzigingen. Alleen een bericht plaatsen op de website is daarvoor niet voldoende. Het bestuur zegt toe voor een goede communicatie zorg te dragen.

12. Verkiezing bestuursleden / Bestuurssamenstelling
Aftredend en niet herkiesbaar is Erwin Maathuis. In zijn afscheidswoord geeft Henk aan de inzet van Erwin als ‘soufleur’ zeer gewaardeerd te hebben. Hierdoor werden tijdens de bestuursvergaderingen geen belangrijke zaken over het hoofd gezien. Als dank krijgt Erwin een cadeaubon en enkele CD’s overhandigd.

Afgelopen maandag heeft Jan Poelstra (ESRO’80) zich bij het bestuur gemeld als kandidaat voor de openvallende positie in het bestuur na het aftreden van Erwin. Het bestuur draagt Jan dan ook voor als nieuw bestuurslid. De vergadering stemt unaniem in met zijn kandidatuur.

Aftredend en herkiesbaar zijn Henk Mijdam en Jarno de Jong. De vergadering stemt unaniem in met hun herverkiezing.

Het bestuur bestaat voor het seizoen 2009 – 2010 uit vijf personen. Hiermee lijkt het weer ‘rustig’ te zijn geworden aan het bestuursfront. Maar Henk wijst er op dat, zoals hij aan het begin van de vergadering heeft aangegeven, Maya aan het eind van het seizoen aftreedt als bestuurslid. Het zoeken naar een nieuw bestuurslid blijft dus doorgaan.

13. Begroting 2009 - 2010 / Vaststellen contributie
Jarno licht de begroting toe. Ten opzichte van vorig jaar is het aantal teams met één verminderd, waardoor uitgaande van eenzelfde contributie (€ 140,- per team) de inkomsten ook minder zijn. Begroot is echter dat de uitgaven wel stijgen, zodat om het verschil op te vangen voorzien is in een onttrekking aan de reserve van € 478,-. Gelet echter op de omvang van de reserve is dit echter geen probleem en hoeft de contributie niet verhoogd te worden. Na de toelichting wordt er op gewezen dat het aantal bestuursleden met de toetreding van Jan Poelstra weer vijf is, terwijl in de begroting kennelijk is uitgegaan van vier. Jarno beaamt dit en besloten wordt om de post bestuurskosten op te hogen naar € 450,-, waardoor de begrote onttrekking aan de reserve toeneemt tot € 568,-. Vervolgens wordt een vraag gesteld omtrent de kosten van het Brabantbekertoernooi. Jarno antwoordt dat het organiseren van het Brabantbekertoernooi de BBVF geen geld kost, omdat door het toernooi in principe zelfvoorzienend is. De inkomsten bestaan uit het inschrijfgeld van de deelnemende teams en daarnaast is in de loop der jaren een reservepotje opgebouwd waar de organisatie gebruik van kan maken.

Na de toelichting en de discussie wordt de gewijzigde begroting unaniem vastgesteld.

14. Wat verder ter tafel komt
Hiervoor zijn aan het begin van de vergadering geen punten ingebracht.

15. Rondvraag

• Mevr. Ubachs (‘t Vaantje) merkt op onaangenaam verrast te zijn door het besluit om dit jaar voor het eerst ook in de vakanties door te spelen. Vooral ook omdat het volgens mevrouw Ubachs niet vooraf gecommuniceerd is en het pas duidelijk is geworden in het wedstrijdschema. Nu al is duidelijk dat ’t Vaantje niet voldoende speelsters op de been kan brengen voor de wedstrijden die in de vakantie gspeeld moeten worden. Dhr. Biemans (La Cucaracha) geeft aan het eens te zijn met mevr. Ubachs. Henk geeft aan dat het voor het bestuur een kwestie was van kiezen-uit-twee-kwaden. Was besloten om vast te houden aan de regel om niet te spelen in de vakanties, dan zouden de laatste wedstrijden pas eind juni gespeeld kunnen worden. Het bestuur beseft dat niet alle teams die moeten spelen in de vakantie(s) in staat zullen zijn om voldoende spelers/speelsters op de been te brengen. Mits tijdig aangeven is er wat het bestuur betreft sprake van een geldige reden om de wedstrijd niet door te laten gaan en zal de betreffende teams gevraagd worden om in onderling overleg de wedstrijd op een ander moment te spelen. Dat het besluit van het bestuur niet gecommuniceerd is, wordt door het bestuur ontkent. In het informatiebulletin dat aan het eind van het vorig seizoen naar alle contactpersonen van de verenigingen is gestuurd heeft dit duidelijk aangegeven gestaan.
• Dhr. Biemans (La Cucaracha) wijst er op dat in het verleden de teams de mogelijkheid hadden om vooraf aan te geven wanneer zij niet konden spelen en eventuele andere wensen betreffende de competitie aan te geven. Ronald reageert hierop dat dit al langere tijd niet meer het geval is en dat er wellicht sprake is geweest van een bevoorrechte positie voor La Cucaracha.

16. Sluiting
Om 21.40 uur wenst de voorzitter alle teams veel volleybalplezier en sluit de vergadering.